Im Lauf des Arbeitsalltags empfangen und schreiben wir unzählige Mails. Dass sich dann zwischendurch Fehler einschleichen, ist ganz normal.
Betreffzeile weglassen
Er macht den Einstieg in ein gut strukturiertes Mail: Der Betreff sollte kurz und prägnant darauf hinweisen, was den Leser in der Nachricht erwartet. Ganze Sätze sind dabei zu vermeiden. Besser ist dagegen, mit wenig Worten auf den Punkt zu bringen, worüber Sie schreiben. Eine kurze Betreffzeile ist zielführend und spart Zeit. Wer den Betreff ganz weglässt, kommt schnell einmal chaotisch und respektlos rüber.
Rechtschreibung nicht überprüfen
In den Nachrichten an Ihre Freundinnen mag Gross- und Kleinschreibung keine Rolle spielen. Auch Komma- oder Rechtschreibfehler sind egal. Geht es aber um ein geschäftliches Mail, sollten Sie sich hierbei schon mehr Mühe geben. Lesen Sie das Geschriebene besser zweimal durch und prüfen Sie es genau auf Rechtschreibfehler. Ansonsten könnte es ganz schön peinlich werden.
Auf Abkürzungen setzen
Abkürzungen können zwischendurch zeitsparend sein. Zu oft sollten Sie aber nicht darauf setzen, denn eine solche Schreibweise wirkt auch faul und unhöflich.
Nicht auf den Punkt kommen
Schreiben Sie nicht lange um den heissen Brei herum. Das raubt dem Lesenden nur unnötig viel Zeit seines Arbeitstags. Vermitteln Sie Ihr Anliegen strukturiert und verständlich, ohne dass Sie dabei weit ausholen.
Unpassenden Schreibstil wählen
Die richtige Tonlage zu erwischen, kann manchmal eine ganz schöne Kunst sein. Ein zu lockerer Schreibstil kann nämlich unprofessionell rüberkommen. Zu angestrengt muss es aber auch nicht immer sein. Versuchen Sie eine gesunde Mitte zu finden. Auch in Mails kann ein höflicher oder weniger höflicher Tonfall herausgelesen werden. Verzichten Sie beispielsweise besser darauf, viele Ausrufezeichen aneinanderzureihen. Das kann schnell als ein Schreien interpretiert werden.
Grusslos verbleiben
Bei einem persönlichen Treffen gibt man sich zur Begrüssung und Verabschiedung die Hand. Weil das im Mail-Kontakt nicht möglich ist, sollten unbedingt am Anfang und Ende die richtigen Worte nicht vergessen gehen. Eine höfliche Anrede und freundliche Verabschiedung sind daher ein Muss.
Ganzes Büro in CC setzen
Wählen Sie Ihre Empfänger mit Sorgfalt. Es muss nicht jeder – vom Lehrling bis hin zum Chef – über Ihr Projekt erfahren. Senden Sie Ihr Mail auch wirklich nur an die Personen, für die die Nachricht relevant ist. Nachrichten zu lesen, die einen eigentlich gar nicht betreffen, frisst unnötig viel Zeit.
