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Diese 7 Fehler sollten Sie beim Verfassen von Job-Mails vermeiden

Im Lauf des Arbeitsalltags empfangen und schreiben wir unzählige Mails. Dass sich dann zwischendurch Fehler einschleichen, ist ganz normal.

Auch wenn es auf der Arbeit mal stressig wird, sollte man beim Verfassen von wichtigen Mails Konzentration bewahren, um Fehler zu vermeiden.

Während eines Tages im Büro lesen und schreiben wir unzählige Mails. Dazwischen schicken wir mal eine Whatsapp-Nachricht an unseren Bruder oder erzählen der besten Freundin über eine Sprachnachricht den neusten Tratsch. Da kann es auch einmal vorkommen, dass man das Verfassen von geschäftlichen mit privaten Nachrichten verwechselt.

Das kann ganz schön peinlich werden und für Fragen beim Empfänger sorgen. Damit das nicht passiert, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die folgenden sieben Fehler zu vermeiden.

Er macht den Einstieg in ein gut strukturiertes Mail: Der Betreff sollte kurz und prägnant darauf hinweisen, was den Leser in der Nachricht erwartet. Ganze Sätze sind dabei zu vermeiden. Besser ist dagegen, mit wenig Worten auf den Punkt zu bringen, worüber Sie schreiben. Eine kurze Betreffzeile ist zielführend und spart Zeit. Wer den Betreff ganz weglässt, kommt schnell einmal chaotisch und respektlos rüber.

In den Nachrichten an Ihre Freundinnen mag Gross- und Kleinschreibung keine Rolle spielen. Auch Komma- oder Rechtschreibfehler sind egal. Geht es aber um ein geschäftliches Mail, sollten Sie sich hierbei schon mehr Mühe geben. Lesen Sie das Geschriebene besser zweimal durch und prüfen Sie es genau auf Rechtschreibfehler. Ansonsten könnte es ganz schön peinlich werden.

Abkürzungen können zwischendurch zeitsparend sein. Zu oft sollten Sie aber nicht darauf setzen, denn eine solche Schreibweise wirkt auch faul und unhöflich.

Schreiben Sie nicht lange um den heissen Brei herum. Das raubt dem Lesenden nur unnötig viel Zeit seines Arbeitstags. Vermitteln Sie Ihr Anliegen strukturiert und verständlich, ohne dass Sie dabei weit ausholen.

Die richtige Tonlage zu erwischen, kann manchmal eine ganz schöne Kunst sein. Ein zu lockerer Schreibstil kann nämlich unprofessionell rüberkommen. Zu angestrengt muss es aber auch nicht immer sein. Versuchen Sie eine gesunde Mitte zu finden. Auch in Mails kann ein höflicher oder weniger höflicher Tonfall herausgelesen werden. Verzichten Sie beispielsweise besser darauf, viele Ausrufezeichen aneinanderzureihen. Das kann schnell als ein Schreien interpretiert werden.

Bei einem persönlichen Treffen gibt man sich zur Begrüssung und Verabschiedung die Hand. Weil das im Mail-Kontakt nicht möglich ist, sollten unbedingt am Anfang und Ende die richtigen Worte nicht vergessen gehen. Eine höfliche Anrede und freundliche Verabschiedung sind daher ein Muss.

Wählen Sie Ihre Empfänger mit Sorgfalt. Es muss nicht jeder – vom Lehrling bis hin zum Chef – über Ihr Projekt erfahren. Senden Sie Ihr Mail auch wirklich nur an die Personen, für die die Nachricht relevant ist. Nachrichten zu lesen, die einen eigentlich gar nicht betreffen, frisst unnötig viel Zeit.

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